Waarom moet je OC-team vergaderen?
Iedereen heeft het druk. Iedereen heeft verschillende dingen te doen. Hoewel je OC-team misschien chats, e-mails of foto's verstuurt, is het belangrijk tijd vrij te maken om samen te zitten en te vergaderen.
Door tijd vrij te maken voor vergaderingen van het OC-team kunnen samenwerkingsrelaties worden opgebouwd. Zo kunnen creatieve problemen worden opgelost en kunnen leden van een team op één lijn komen. Of je nu face-to-face of online vergadert, maak tijd vrij om regelmatig samen te komen. Het is belangrijk ervoor te zorgen dat deze vergaderingen een samenwerkingsverband vormen en iedereen in het team respecteert. Hier zijn zeven tips voor succesvolle OC-teamvergaderingen.
1. Maak duidelijk wie in het OC-team zit en wie elke vergadering moet bijwonen.
Neem de tijd om te beslissen wie bij elke teamvergadering aanwezig moet zijn. De OC-gebruiker zelf is het centrale lid van het team. Daarom moet hij/zij altijd worden uitgenodigd en aangemoedigd om zoveel mogelijk deel te nemen. Sommige OC-teams kunnen kleiner zijn, met alleen de ouder, de opvoeder en de logopedist. Andere kunnen groter zijn, met paraprofessionals, beheerders, assistive technology specialisten, gedragstherapeuten en ergotherapeuten. Bij sommige bijeenkomsten is iedereen nodig. Andere keren komen een paar belangrijke mensen bijeen om een specifieke kwestie te bespreken.
Daar komt bij: wie organiseert de bijeenkomsten? Elk team heeft iemand nodig die de leiding neemt in het regelen van wanneer en waar jullie samenkomen.
2. Plan de vergadering en bepaal de agenda
Kies een tijdstip en een locatie die voor iedereen in het team werkt. Zorg voor voldoende tijd om te discussiëren en iedereen de kans te geven deel te nemen. Om een opgejaagd gevoel te voorkomen, kies je een tijdstip waarop iedereen ook na de afgesproken tijd nog tijd over heeft voor het geval de vergadering langer duurt dan verwacht.
Bespreek vóór de vergadering via je normale communicatiekanaal: wat zijn de doelen van de vergadering? Wat wilt u bespreken? Welke kwesties moeten worden opgelost? Stel vóór de vergadering een agenda op. Zo kan iedereen zich voorbereiden en weet hij/zij wat hij/zij kan verwachten. Als je niet zeker weet wat je moet bespreken, bekijk dan ons format voor OC-teamvergaderingen voor ideeën.
Download format voor OC-teamvergaderingen
3. Verzamel informatie voor je vergadering.
Nu je de agenda voor de vergadering kent, bedenk je welke informatie je moet meenemen. Zijn er artikelen of onderzoeken die je onlangs hebt gelezen en die je met de rest van het team wilt bespreken? Is er iets aan de hand met de OC-gebruiker dat je wilt bespreken? Neem alle documentatie of zelfs foto's en video's mee die je hebt.
Vergeet niet dat het Supportteam van AssistiveWare altijd onderzoek en artikelen over verschillende onderwerpen kan aanbevelen. Er is veel bewijs te vinden voor OC best practices, maar je weet niet wat je niet weet. Deel wat je vindt met het OC-team om gemeenschappelijke kennis te ontwikkelen.
Bespreek de vergadering vooraf met de OC-gebruiker. Ga zeker na of er iets is dat hij/zij zou willen bijdragen of delen met de rest van het team.
4. Respecteer elk teamlid en zijn/haar ervaringen.
Vergeet niet dat iedereen in het team op zijn/haar eigen manier een expert is. Luisteren naar alle stemmen in het team en elkaars mening respecteren (ook al verschilt die misschien van de jouwe) is een grote eerste stap om ervoor te zorgen dat alle teamleden zich betrokken en gewaardeerd voelen.
Leer meer over de gedachten en ervaringen van verschillende teamleden door blogs te lezen van leerkrachten, logopedisten, ouders en OC-gebruikers over samenwerken in een OC-team.
5. Werk aan onderling begrip
Begin vergaderingen door verhalen te delen en successen te vieren. Dit is een positieve manier om op gang te komen.
Vervolgens kunnen de teamleden eventuele updates delen. Als er gemeenschappelijke problemen zijn, brainstorm dan met het team. Hoe kun je samen aan het probleem werken? Breng ieders ideeën naar buiten. Alle ideeën mogen er zijn.
Als iemand een bewering doet, wees het dan niet alleen oneens. Vraag om bewijs.
Neem bewijzen mee naar de vergadering. Bijvoorbeeld: als je weet dat je zult willen zeggen "Het kind heeft toegang nodig tot meerdere communicatiefuncties," dan moet je klaar zijn om dat te staven met bewijzen.
Als iemand zegt: “Hij is niet klaar voor OC", dan moet dat onderbouwd worden. Wees bereid om naar bewijzen en voorbeelden te vragen in plaats van iemands zorgen te negeren. Het is goed om aannames in twijfel te trekken en te bespreken. Zoek dan uit hoe je er samen aan kunt werken.
Als mensen worden betrokken bij het zoeken naar oplossingen voor het probleem, zullen ze ook meer betrokken zijn bij de uiteindelijke oplossing. Beslis welke probleempunten dringend zijn en onmiddellijk een oplossing nodig hebben. Bespreek vervolgens welke punten er voor de lange termijn zijn en waaraan langzaam kan worden gewerkt. Het is belangrijk om de communicatieproblemen van vandaag op te lossen en tegelijkertijd vaardigheden op te bouwen om problemen in de toekomst aan te pakken.
6. Maak aantekeningen en spreek de volgende stappen af
Maak aantekeningen tijdens de vergadering. Je kunt ons format voor OC-teamvergaderingen gebruiken. Beslis tijdens de vergadering over de te nemen vervolgstappen. Zorg ervoor dat iedereen begrijpt wat hij/zij moet doen en zich zeker genoeg voelt om dat te doen. Documenteer de stappen en deel ze met alle leden van het OC-team, zodat iedereen een exemplaar heeft waar hij of zij naar kan verwijzen. Vraag iedereen het plan te ondertekenen. Spreek af om door te zetten en probeer te doen wat jullie samen hebben afgesproken. Geef niet te snel op; ga aan de slag met de vervolgstappen gedurende de afgesproken periode. Dit kan 6-12 maanden zijn. OC heeft immers tijd nodig. Maak na afloop van de bijeenkomst een planning voor de volgende keer dat jullie elkaar allemaal zullen ontmoeten.
7. Houd contact na de vergadering
Laat het team afspreken hoe je tussen de vergaderingen door met elkaar in contact blijft. Misschien werken e-mails of een groepsmessenger. Check in en deel regelmatig met het team wat werkt en wat niet werkt. Bespreek en los eventuele problemen op en neem de tijd om de successen van het hele OC-team te vieren.
